# AI自動化診断レポート **診断対象：サンプル税理士事務所 様（従業員5名・架空の事務所）** | 項目 | 内容 | |---|---| | 事業内容 | 税理士事務所（記帳代行・決算・申告・給与計算・年末調整） | | 体制 | 税理士（所長）1名、スタッフ4名（うち1名パート） | | 顧問先 | 約60社（法人45社・個人事業15件） | | 診断日 | 2026年9月8日 | | 診断者 | 即納AIラボ | | 診断方法 | ヒアリングシート（10問）の回答をもとに業務を棚卸しし、無料・低コストのツールで自動化できる業務を抽出 | > 本レポートは「あなたの業務 AI自動化診断（¥3,000）」の完成サンプルです。事務所名・数値はすべて架空です。 --- ## 0. 診断結果サマリー | 指標 | 結果 | |---|---| | 自動化候補として抽出した業務 | 12業務 | | うち「今すぐ着手すべき」TOP5 | 5業務 | | **TOP5の合計削減見込み** | **月 約44時間**（年 約528時間） | | 人件費換算（時給2,500円） | **年 約132万円相当** | | 必要な初期費用 | 0円（既存ツールの機能で対応） | | 必要な月額費用 | 0〜3,000円（無料プランで開始可能） | | 最初の1か月で実現できる削減 | 月 約25時間（TOP5のうち1・2・5） | **結論：** 高額なRPAや専用AIツールは不要です。すでにお使いの会計ソフト・Google Workspace・スマホの機能と、無料の生成AIを組み合わせるだけで、スタッフ1名分の約4分の1に相当する時間が浮きます。浮いた時間は「顧問先への提案・相談対応」など、AIに任せられない業務に回すことをおすすめします。 --- ## 1. ヒアリング10問と回答 | # | 質問 | ご回答（要約） | |---|---|---| | 1 | 業種・従業員数・主な業務は？ | 税理士事務所、5名。記帳代行、月次巡回、決算・申告、給与計算、年末調整 | | 2 | 1日の中で最も時間を取られている作業は？ | 顧問先から届く領収書・通帳コピーの入力と仕訳。スタッフ3名で月100時間以上 | | 3 | 毎月・毎週くり返し発生する定型作業は？ | 月次資料の依頼と催促（60社分）、月次報告書の作成と送付、給与明細の送付 | | 4 | 現在使っているツールは？ | 弥生会計・freee（顧問先により混在）、Excel、Gmail、Chatwork、Google Drive、電話、FAX | | 5 | 業務のデータはどこにありますか？ | 紙（レシート・通帳コピー・請求書）が半分。残りはPDFメール添付、Excel、会計ソフト内 | | 6 | 顧問先とのやりとりの手段は？ | メール6割、電話3割、Chatwork1割。高齢の経営者は郵送・FAXも多い | | 7 | 過去に自動化を試したことは？ | RPAベンダーの提案を受けたが初期100万円超で見送り。Excelマクロを給与計算の一部で使用 | | 8 | スタッフのITスキルは？ | 所長はPCが苦手。スタッフAさんはExcel・マクロが得意。他はメール・Excel基本操作 | | 9 | 自動化にかけられる予算は？ | 月1万円以内、初期5万円以内が目安 | | 10 | 制約・懸念は？ | 顧問先の機密情報をクラウドAIに入力してよいか不安。税務判断をAIに任せることは避けたい | --- ## 2. 業務の棚卸しと自動化可能性 ヒアリングから抽出した12業務を「月間工数」「定型度」「自動化の難易度」で評価しました。 | # | 業務 | 月間工数（目安） | 定型度 | 難易度 | 自動化判定 | |---|---|:---:|:---:|:---:|:---:| | 1 | 領収書・通帳のデータ入力・仕訳 | 100h | 高 | 低 | **TOP5** | | 2 | 月次資料の依頼・催促 | 10h | 高 | 低 | **TOP5** | | 3 | 顧問先メールの一次対応・返信 | 12h | 中 | 低 | **TOP5** | | 4 | 月次報告書の作成・コメント | 15h | 中 | 中 | **TOP5** | | 5 | 電話メモ・打合せ議事録 | 8h | 中 | 低 | **TOP5** | | 6 | 給与明細の作成・送付 | 6h | 高 | 低 | 次点（給与ソフトの標準機能で対応可） | | 7 | 請求書の発行・入金消込 | 5h | 高 | 中 | 次点 | | 8 | 顧問先ごとの進捗管理（Excel台帳） | 4h | 中 | 低 | 次点（スプレッドシート化） | | 9 | 年末調整の資料回収 | 季節業務 | 高 | 中 | 次点（業務2と同じ仕組みを流用） | | 10 | 決算・申告書の作成 | 40h | 低 | 高 | 対象外（税務判断を含む） | | 11 | 顧問先への税務相談・提案 | 30h | 低 | 高 | 対象外（人がやるべき業務） | | 12 | 税制改正の情報収集 | 3h | 中 | 低 | 次点（AI要約で時短可） | --- ## 3. 自動化できる業務 TOP5 ### TOP1：領収書・通帳のデータ入力 → OCR自動読み取り＋仕訳の下書き | 項目 | 内容 | |---|---| | 現状 | 顧問先から紙またはPDFで届いた領収書を、スタッフが1枚ずつ会計ソフトに手入力（月約100時間） | | 提案 | 顧問先にスマホ撮影またはスキャンをお願いし、会計ソフトのOCR機能で読み取り。仕訳は「学習ルール」で自動提案させ、スタッフは確認だけ行う | | 使うツール | freee「ファイルボックス」／弥生「スマート取引取込」（いずれも契約プラン内の標準機能・追加費用0円）。紙資料は事務所の複合機スキャン or スマホの「Google ドライブ」アプリのスキャン機能（無料） | | 手順 | 1. 顧問先60社を「PDF・写真で送れる社」と「紙のみの社」に分類（Aさん・1時間）
2. 送れる社（推定40社）に依頼文と撮影のコツ（1枚ずつ・影を作らない）を送付。文面は本レポート付録Bを利用
3. 会計ソフトの自動仕訳ルールを勘定科目ごとに設定（主要30パターン・半日）
4. まず5社でテスト運用（2週間）、読み取り精度と確認時間を計測
5. 精度80%以上を確認したら残り35社に展開
6. 紙のみの社は事務所で一括スキャン→同じ流れに合流 | | 概算削減時間 | **月 100h → 月 約45h（削減 約55h）**※読み取り確認と例外処理は残る | | 注意点 | 手書き領収書は精度が落ちるため確認必須。顧問先データは会計ソフト内で完結するため外部AIに情報を出さない | > 削減時間のうち、本レポートの合計（44h）には保守的に **17h** のみ計上しています。顧問先の協力度で幅が出るためです。 ### TOP2：月次資料の依頼・催促の自動化 | 項目 | 内容 | |---|---| | 現状 | 毎月初に60社へメールで資料を依頼、10日・20日に未提出先へ個別催促。誰に送ったか台帳で手管理（月約10時間） | | 提案 | Googleスプレッドシートで「顧問先・締め日・提出状況」を管理し、Google Apps Script（GAS）で依頼メールと催促メールを自動送信。提出があった社は台帳のチェックで催促対象から外れる | | 使うツール | Googleスプレッドシート＋GAS＋Gmail（すべて無料。Gmail無料アカウントは1日100通、Workspaceなら1,500通まで送信可） | | 手順 | 1. 現在のExcel台帳をスプレッドシートに移行（顧問先名・担当者メール・提出締め日・提出済みチェック）
2. 依頼文・催促文のテンプレートを作成（差し込み：会社名・締め日）
3. GASで「毎月1日に依頼」「10日・20日に未提出先へ催促」の時間トリガーを設定（当方でサンプルコードを提供可）
4. 1か月は自動送信前に下書き保存で内容確認、2か月目から完全自動化
5. 提出があったらスタッフが台帳にチェック（1社10秒） | | 概算削減時間 | **月 10h → 月 約2h（削減 約8h）** | | 注意点 | 送信元は事務所の共有アドレスにし、返信が担当者に届くようにする。郵送・FAXのみの社（推定8社）は従来どおり | ### TOP3：顧問先メールの一次対応・返信ドラフト | 項目 | 内容 | |---|---| | 現状 | 「この経費は落ちますか」「納付書はいつ届きますか」など似た質問が月100件以上。都度ゼロから返信を書いている（月約12時間） | | 提案 | よくある質問30件の回答テンプレートを整備し、Gmailの「テンプレート」機能で呼び出す。テンプレにない質問は、生成AIに「匿名化した質問文」を渡して返信ドラフトを作成し、担当者が修正して送る | | 使うツール | Gmailテンプレート（無料）、ChatGPT／Claude／Gemini の無料プラン、または Google Workspace の Gemini（契約プランに含まれる場合） | | 手順 | 1. 過去3か月の送信メールから、頻出質問と模範回答を抽出（生成AIに「件名一覧」を渡して分類させると1時間で終わる）
2. Gmailテンプレートに30件登録
3. 「AI利用ルール」を1枚にまとめて全員に配布（付録C）：顧問先名・金額・個人名は必ず伏せる、税務判断の結論はAIに書かせず人が判断する
4. AI用の定型プロンプトを共有（例：「税理士事務所のスタッフとして、以下の質問に丁寧に回答する下書きを200字で。断定は避け、詳細は面談で確認する旨を添える」）
5. 2週間運用して、テンプレを追加・修正 | | 概算削減時間 | **月 12h → 月 約6h（削減 約6h）** | | 注意点 | 税務上の判断を含む回答は必ず所長が確認。AIの回答をそのまま送らない | ### TOP4：月次報告書の作成・所見コメントの下書き | 項目 | 内容 | |---|---| | 現状 | 会計ソフトから試算表を出力し、Excelに転記して前年比・予算比を計算、所長が所見コメントを手書き（月約15時間） | | 提案 | 会計ソフトのCSV出力をスプレッドシートのテンプレートに貼るだけで前年比・グラフが自動生成される形にする。所見コメントは「数値の変化点だけ」を生成AIに渡して下書きを作らせ、所長が加筆する | | 使うツール | Googleスプレッドシート（無料）、生成AI無料プラン。テンプレートは当方で作成可（別途「スプレッドシート自動化」サービス） | | 手順 | 1. 報告書のフォーマットを1つに統一（現在3種類ある様式を統合）
2. CSV貼り付け用シートと、関数で自動計算される報告書シートを作成
3. 変化点抽出のルールを決める（例：前年比±20%以上の科目を自動でリストアップ）
4. AIに渡すのは「科目名と増減率」のみ（会社名・金額は渡さない）
5. 所長がコメントを仕上げ、PDF出力→TOP2の仕組みで自動送付 | | 概算削減時間 | **月 15h → 月 約7h（削減 約8h）** | | 注意点 | freee・弥生でCSV形式が異なるため、貼り付けシートは2種類用意する | ### TOP5：電話メモ・打合せ議事録の自動文字起こし | 項目 | 内容 | |---|---| | 現状 | 顧問先との面談内容をスタッフが手書きメモ→後でExcelに清書（月約8時間）。電話の用件を付箋で伝えて漏れが発生 | | 提案 | 面談はスマホで録音し、無料の文字起こしツールでテキスト化。生成AIで「決定事項・宿題・次回日程」の形式に要約し、顧問先フォルダに保存。電話はGoogleフォームで「用件メモ」を入力→スプレッドシートに集約し、担当者に自動通知 | | 使うツール | Google レコーダー（Android・無料）／ iPhone ボイスメモ＋Notta無料プラン（月120分）／ Windows の「ボイスアクセス」、Googleフォーム＋GAS（無料） | | 手順 | 1. 面談開始時に顧問先へ録音の了承を得る運用ルールを作る
2. 文字起こしアプリを所長・スタッフのスマホに導入（30分）
3. 要約プロンプトを共有（「以下の会話を、決定事項／宿題（担当・期限）／次回予定の3項目で箇条書きに」）
4. 電話メモ用Googleフォームを作成し、受付PCのブックマークに固定
5. 1か月運用後、要約の精度とフォーム項目を見直し | | 概算削減時間 | **月 8h → 月 約3h（削減 約5h）** | | 注意点 | 録音データは事務所のGoogle Drive内に保存し、文字起こし後は削除する運用に。機密性が特に高い面談は従来どおり手書き | ### TOP5 合計 | 業務 | 現状 | 自動化後 | 削減（計上値） | |---|:---:|:---:|:---:| | 1. 領収書のデータ入力 | 100h | 45h | 17h※ | | 2. 月次資料の依頼・催促 | 10h | 2h | 8h | | 3. メール一次対応 | 12h | 6h | 6h | | 4. 月次報告書 | 15h | 7h | 8h | | 5. 電話メモ・議事録 | 8h | 3h | 5h | | **合計** | **145h** | **63h** | **44h／月**（保守的計上） | ※ TOP1 は顧問先の協力度に依存するため、55hのうち17hのみ計上。全社協力が得られれば合計は月80h超になります。 --- ## 4. 導入ロードマップ | 時期 | やること | 担当 | 削減効果の発現 | |---|---|---|---| | 第1〜2週 | TOP2（依頼・催促の自動化）のスプレッドシート移行とGAS設定。TOP5の文字起こしアプリ導入 | Aさん＋当方サポート | — | | 第3〜4週 | TOP1 の顧問先分類・依頼文送付・自動仕訳ルール設定。TOP3 のテンプレ30件作成とAI利用ルール配布 | Aさん・スタッフ全員 | 月 約13h | | 第2か月 | TOP1 を5社でテスト→展開。TOP4 の報告書テンプレート作成 | Aさん・所長 | 月 約30h | | 第3か月 | TOP1 を全社展開、TOP4 本格運用。次点業務（給与明細・進捗台帳）に着手 | 全員 | 月 約44h | --- ## 5. 費用一覧 | ツール | 用途 | 費用 | |---|---|---| | freee／弥生の OCR・自動仕訳 | TOP1 | 既存契約に含まれる（0円） | | Google スプレッドシート・GAS・Gmail・フォーム | TOP2・4・5 | 0円（Workspace契約済みなら追加なし） | | 生成AI（ChatGPT／Claude／Gemini 無料プラン） | TOP3・4・5 | 0円（有料プランにする場合 月約3,000円／1アカウント） | | Notta 無料プラン または Google レコーダー | TOP5 | 0円 | | **合計** | | **初期 0円／月額 0〜3,000円** | --- ## 6. リスクと注意点（税理士事務所として特に重要） 1. **機密情報の取り扱い** — 外部の生成AIには、顧問先名・個人名・具体的な金額を入力しない。「科目名と増減率」「匿名化した質問文」のみ渡す運用にする。有料プランでは「入力データを学習に使わない」設定を必ず有効化する 2. **税務判断はAIに任せない** — AIはあくまで下書き・要約・分類の道具。最終判断と顧問先への回答は税理士が責任を持つ 3. **二重チェックの維持** — OCR・自動仕訳の確認工程を省略しない。特に導入初期は精度をサンプル確認する 4. **法令要件の確認** — 電子帳簿保存法など、スキャン保存・電子データ保存の要件は、所長ご自身で最新の要件をご確認ください（本レポートは法令適合を保証するものではありません） 5. **属人化の回避** — GASやテンプレートの設定手順を1枚のマニュアルにしておく（Aさん不在時の対策） --- ## 7. 次のステップ - [ ] 本レポートの TOP1〜5 について、着手する順番を決める（推奨：2 → 5 → 3 → 1 → 4） - [ ] TOP2 のGASは当方の「スプレッドシート／GAS／Excel自動化（¥5,000〜）」で実装代行が可能です - [ ] TOP4 の報告書テンプレートも同サービスで対応できます - [ ] 3か月後に「削減時間の実測」と「次点業務の自動化」の再診断をおすすめします --- ## 付録B：顧問先への依頼文テンプレート（TOP1用） > 件名：【お願い】領収書・請求書の送付方法について > > ○○株式会社 ○○様 > > いつもお世話になっております。サンプル税理士事務所の○○です。 > 今月より、領収書・請求書をスマートフォンで撮影して送っていただく方法を始めました。郵送の手間がなくなり、当事務所での処理も早くなります。 > > ■ やり方（3ステップ） > 1. 領収書を1枚ずつ、影が入らないように撮影 > 2. 会計ソフトのアプリからアップロード（または当事務所宛メールに添付） > 3. 月末までに送信 > > 従来どおり郵送をご希望の場合は、そのままで結構です。ご不明点はお気軽にご連絡ください。 ## 付録C：スタッフ向け「生成AI利用ルール」（1枚） 1. 顧問先名・個人名・住所・金額・口座番号は入力しない（○○社→「A社」、120万円→「約100万円台」に置き換える） 2. 使ってよい用途：文章の下書き、要約、分類、言い換え、表の整形 3. 使ってはいけない用途：税務判断の結論を出す、申告書の数値を計算させる 4. AIが書いた文章は必ず自分で読んで直してから送る 5. 迷ったら所長かAさんに聞く --- *本サンプルに登場する事務所・人物・数値はすべて架空のものです。削減時間は一般的な目安であり、成果を保証するものではありません。*